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Business support Assistant SSA5 (couverture de conge de maternite)
- Titre : Business Support Assistant - (Homme/Femme)
- Type de contrat & Grade : Contrat de Serice Special (SSA5)
- Unité : Direction
- Lieu d’affectation : Antananarivo
- Durée : 06 mois
A PROPOS DU PAM
Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim et la malnutrition dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.
Contexte :
Ce poste est base au bureau de pays du PAM à Antananarivo. Son titulaire sera sous la supervision direct de la Directrice pays du PAM à Madagascar.
La personne sera recrutement pour couvrir l’absence de l’assistante principale pour une duree initiale de 6 mois.
Le titulaire de ce poste doit avoir des aptitudes de planification, d’organisation, communication et d’orientation.
Responsabilités Générales :
- Etre l’interlocuteur principal du Représentant et du Représentant adjoint en leur tenant au courant sur les questions à être considérées avant les réunions prévues, organiser le matériel d`information pour de telles réunions ainsi que les voyages officiels et les réunions spéciales ;
- Arranger les formalités de voyage du Représentant et du Représentant adjoint ainsi que d`autres membres du personnel du bureau et maintenir une liaison constante avec les autres assistants des autres unités du bureau pour assurer une continuation normale des activités du bureau ;
- Se charger du protocole : arrangement des réunions avec les fonctionnaires de haut rang, et en assurer le secrétariat ;
- Tenir à jour la liste des noms, adresses, numéros de téléphone des partenaires officiels de travail (Gouvernement, corps diplomatiques, agences du Système des Nations Unies, ONG…) ;
- Arranger les réunions internes et externes auxquelles participent éventuellement des fonctionnaires de haut rang, et en assurer le secrétariat ;
- Recevoir les visiteurs ;
- Prendre en charge les communications téléphoniques et fournir les renseignements demandes avec tact et discrétion ;
- Arranger les rendez-vous et mettre à jour le calendrier de travail du Représentant et du Représentant adjoint ;
- Rédiger les correspondances et assurer le suivi des documents et les rapports à caractère confidentiel ;
- Assurer la réception, le tri et la distribution des courriers et vérifier que les correspondances préparées par les collaborateurs ont été dument visées par les supérieurs hiérarchiques de ceux-ci avant leur soumission à la signature du Représentant ;
- Assurer les traductions informelles et servir d`interprète en cas de nécessité ;
- Classer les courriers du bureau : e-mail, lettre, mémorandum ;
- Assurer le traitement, l`expédition et le suivi requis des valises diplomatiques et des courriers ;
- Maintenir un système adéquat de suivi et de classement des dossiers, dont la tenue lui incombe directement ;
- Assurer la gestion des fournitures de bureau ;
- Effectuer toutes autres taches que pourraient lui être confiées dans le domaine de ses compétences.
Profil et qualifications requises :
- Avoir un niveau d’études secondaire complété par des études supérieures dans le domaine du secrétariat de haut niveau, Gestion, ou domaine y afférent
- Avoir au moins 5 années d`expériences dont 2 années en tant qu`Assistante de Direction
- Avoir une expérience professionnelle dans le système des Nations-Unies et une connaissance des procédures du PAM est un atout
- Avoir une bonne connaissance en informatique, pour travailler sur Windows (Word, Excel, Powerpoint) et autres progiciels.
- Bien parler et écrire le Français et très bonne connaissance de l’Anglais.
- Avoir une bonne organisation dans le travail, et dans les classements des dossiers.
- Etre capable de travailler avec un minimum de supervision, en équipe, sous pression et contraintes.
- Avoir le sens de la confidentialité, de l’initiative et disposer d’un bon jugement
Les candidat(e)s intéressé(e)s (homme ou femme) sont prié(e)s à soumettre leur dossier de candidature comprenant une lettre de motivation, un Curriculum Vitae, photocopie des diplômes et un dossier de références professionnelles en ligne sur le site du PAM.
Deadline : 27 novembre 2022