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DESCRIPTION DE POSTE
1- IDENTIFICATION DU POSTE
- Titre du poste : Assistant(e) de bureau (H/F)
- Programme/Projet : Forests4Future (F4F)
- Nombre de postes à pourvoir : 01
- Lieux d'affectation : Mahajanga- BOENY
2- CADRE ET ENJEUX DU POSTE
Le projet Forests4Future (F4F) mandaté par le Ministère fédéral Allemand de la Coopération Economique et du Développement (BMZ) est mis en œuvre par la GIZ depuis 2020. Le projet s'inscrit dans le cadre d'un projet global d'appui à la mis en œuvre des engagements de certains pays comme Madagascar, Ethiopie, Togo, Benin, Cameroun, Côte d'Ivoire à l'initiative de Restauration des Paysages Forestiers en Afrique (AFR100). L'AFR 100 est une initiative commune des pays à mettre les efforts ensemble pour restaurer 100 millions d'hectares de terres dégradées en Afrique d'ici 2030. A Madagascar le projet F4F appuie le Gouvernement Malagasy dans ses efforts pour la restauration de quatre (4) millions d'hectares de paysages forestiers dégradés d'ici 2030.
Dans ce cadre le projet F4F sous tutelle technique du Ministère de l'Environnement et du Développement Durable (MEDD) appuie la conception et la mise en œuvre de stratégies, approches et activités de restauration de paysages forestiers(RPF) et bonne gouvernance dans le secteur forestier. Dans ce contexte le projet F4F, en plus des appuis au niveau national (Tana), concentre ses efforts et activités dans les régions DIANA et BOENY. L'objectif du projet F4F est de restaurer les fonctions écologiques et productives des paysages forestiers dégradés, d'améliorer la gouvernance et la gestion durable des paysages et forêts, de mettre en place des systèmes agroforestiers mixtes et de contribuer ainsi à l'amélioration des revenus de la population locale grâce à des mesures de restauration de paysages forestiers et au développement et à la professionnalisation des chaînes de valeur liées à la RPF.
3- OBJECTIF DU POSTE
L'objectif principal de ce poste consiste à assurer l'appui à la bonne marche de la logistique, caisse, gestion de véhicules, réception et le soutien en ressources humaines.
4- TACHES (RESPONSABILITES) PRINCIPALES
A- Logistique
- Appuyer à la bonne gestion technique des bâtiments
- Assurer l'entretien et la maintenance des locaux
- Assurer le bon fonctionnement des équipements du bâtiments
- Faire le tour du bureauune fois par semaine afin d'identifier les problèmes et dégâts existants. Faire le nécessaire pour procéder à la réparation y afférente sans attendre la réclamation des usagers.
- Soutien à l'organisation et le suivi logistique des événements et ateliers
- Organiser le stock des fournitures de bureau, des consommables informatiques et des produits d'entretien,
- Organiser le rangement des matériels stockés, le bon fonctionnement des matériels (informatiques) et le suivi
- Préparation des matériaux des nouveaux recrutés avant leur arrivé
- Enregistrement du stock dans Onsite Asset
- Faire appliquer et contrôler les procédures de la GIZ
B- Secrétariat
- Assurer les travaux de secrétariat et l'organisation des rendez-vous (calendrier et planification Outlook) et l'organisation et préparation des réunions
- Organiserla réservation de salle
- Assister à l'ouverure des plis des contrats et achats
- Assurer la tenue de clé et l'ouverture et fermeture du bâtiments
- Apporter étroitement son appui sur tous les sujets administatifs & logistiques à l'équipe administrative et technique
- Appui à la rédaction des lettres et initiative officielles selon besoin
- Assurer toute autre soutien administratif dans son domaine de compétence définis en collaboration
C- Caisse
- Gérer la caisse et son renflouement régulier selon les besoins et comptabiliser les dépenses dans Winpaccs Cashbook
- Assurer le classement des pièces de caisse et les archivages des dossiers administratifs
PROFIL REQUIS
A- FORMATION
Diplôme Universitaire ou Gandes Ecoles (BACC+3) en sciences comptables, finances, économie, gestion ou équivalent.
B- EXPERIENCE PROFESSIONNELLE (nature et durée)
- Ayant une première expérience professionnelle de plus de 3 ans dans le domaine de l'administration
- Maîtrise de l'outil informatique et des logiciels burautiques et une bonne connaissance des applications des tableurs serait préférable,
C- COMPETENCES PERSONNELLES ET SOCIALES
- Rigoureux(se), précis(e), sérieux(se),
- Excellente capacité d'analyse, de synthèse, de rédaction et d'organisation,
- Capacité de travailler d'une manière srtucturée et autonome
- Esprit d'équipe
Si le poste vous intéresse et si vous estimez répondre au profil requis, veillez votre dossier de candidature composé de:
Lettre de motivation
CV actualiser (max, 2 pages) avec photo d'identité récentes et au moins 03 références (obligatoires) à l'adresse : giz-hr-madagaskar@giz.de au plus tard le 17 octobre 2022, aves la mention "AB_F4F_BOENY"