Recrutement – LOGISTIC & ADMINISTRATION OFFICER, basé à Manakara
- Référence : LOGADM_MNK_102022
- Titre : Logistic & Administration Officer
- Lieu d’affectation : Manakara
- Type de contrat : contrat de prestation de service temporaire – 04 mois
- Prise de poste : le plus tôt possible
- Date de clôture de réception de candidature : l’offre sera fermée lorsque la sélection sera faite
I. Résumé
Le.la Logistic and Administration Officer a pour rôle de gérer le mouvement efficace et rapide des fournitures alimentaires et non alimentaires. Organiser et gérer les installations de soutien nécessaires (telles que le stockage du carburant, les opérations de l’équipement radio, l’entretien des véhicules, les ordinateurs et l’équipement / fournitures de bureau) et les procédures associées indispensables pour soutenir l’opération. Les responsabilités professionnelles sont très vastes et peuvent inclure tout ce qui est essentiel pour mettre en place et maintenir les opérations et impliquent souvent un travail avec d’autres organismes pour atteindre cet objectif.
II. Fonctions générales
Il devra :
- Gérer et mettre en œuvre tous les aspects liés à la logistique dans les Urgences
- Gérer tous les aspects contractuels sur les locaux utilisés par CARE
- Assurer la supervision du Magasinier, du Chauffeur et des Agents de sécurité et de surface
III. Fonctions spécifiques
R1 : Gestion et mise en œuvre logistique et administrative
Temps affecté : 40%
- Contribuer à l’identification des besoins, l’établissement et le maintien de toutes les infrastructures logistiques pour l’administration et les opérations
- Contribuer à l’identification et l’analyse des besoins en matière d’approvisionnement et de transport, y compris ceux des organismes collaborateurs et des homologues hôtes, le cas échéant. Assumer la responsabilité de la gestion de la flotte, y compris élaborer des plans de véhicules pour les besoins en carburant et d’entretien et l’établissement des coûts
- Assurer l’organisation du mouvement de toutes les marchandises et de l’équipement, y compris coordonner avec l’équipe Logistique et Achat du BC, le Chef de projet et le personnel de distribution pour assurer une livraison efficace et en temps opportun des produits de secours
- Gérer tous les aspects contractuels sur les locaux utilisés par CARE
- Superviser tous les aspects liés à la logistique
- Organiser, coordonner et gérer les courses adressées aux services généraux
- Vérifier les factures des services publics (téléphonique / Eau & Electricité) et soumettre à la Finance pour paiement
- Gérer les contrats de locations des bureaux et magasins :
- Recherche des locaux appropriés aux interventions de CARE conformément aux procédures d’approvisionnement
- Négocier avec les propriétaires concernant les travaux à faire et établir un état des lieux avant prise de possession et à la libération des lieux
- Préparer les baux et procéder à leur renouvellement en temps utile pour toute la mission (bureaux et magasins)
- Déclencher et suivre le paiement des loyers auprès de la finance
- Mettre à jour un document de suivi
- Assurer la conformité et le renouvellement des documents administratifs de chaque véhicule motorisé composant le parc roulant de CARE.
R2 : Sureté et sécurité
Temps affecté : 10%
Travailler en étroite collaboration avec le Coordinateur Logistique et sécurité pour assurer la sécurité de l’infrastructure logistique, y compris la sélection, la formation du Magasinier et des Agents de sécurité et la délégation des responsabilités en matière de verrouillage et de libération des matériaux.
R3 : Supervision du personnel sous sa responsabilité
Temps affecté : 20%
- Assurer la supervision du Magasinier, des Chauffeurs, des Agents de sécurité et de surface
- Assurer la formation de l’équipe en matière de logistique et de sécurité
- Produire des évaluations de rendement pour le personnel de la logistique, au besoin
R4 : Le reporting et la coordination des activités logistiques et administratives
Temps affecté : 20%
- Enregistrer dans le logiciel du département les logbooks mensuels des véhicules
- Rapport d’utilisation des véhicules et de leurs consommations
- Tableau de suivi mensuel des contrats de location de bâtiments à usage de bureau, de magasin et de résidence
- Tableau de suivi des charges relatives à la logistique (communication, charges locatives et assimilés etc.)
- Editer le rapport sur les achats au bénéfice des demandeurs (projets)
- Analyser les points de blocages et proposer des solutions
R5 : Ressources humaines – administration et autres
Temps affecté : 10%
- Seconder le Coordinateur Logistique Sécurité et le Chef de projet dans la logistique et administration
- Travailler en étroite collaboration avec les ressources humaines dans le recrutement et la formation de l’équipe d’Urgences de sa région
- Contribuer dans l’analyse des besoins d’achats au besoin
- Travailler en étroite collaboration avec le Coordinateur logistique et sécurité et le Directeur Pays Adjoint pour préparer le budget de la logistique des Urgences de sa région
IV. Qualifications et compétences requises
- Titulaire d’un diplôme de Licence en Gestion, Logistique ou équivalent
- Minimum de trois années d’expérience en logistique, expériences professionnelles acquises idéalement dans des ONG
- Forte compétence en planification et organisation
- Capacité d’anticiper les attentes ou d’initier des actions
- Forte capacité à gérer plusieurs priorités dans un délai restreint
- Capacité d’analyse et de proposition
- Capacité de négociation
- Maitrise du pack Microsoft Office et des applications web requis
- Capacité à travailler avec une équipe multidisciplinaire Bonne relation interpersonnelle et sens du travail d’équipe
- Sens de l’engagement et intégrité
- Bonne capacité de communication en français à l’écrit et à l’oral
- Rigueur, fermeté et respect des délais
- Méthodique et organisé.e
V. Conditions de travail
- Poste basé à : Manakara avec des déplacements sur terrain à prévoir (20%)
- Contrat de prestation de service temporaire : 4 mois
VI. Candidature
Les dossiers de candidature (lettre de motivation avec prétentions salariales, CV, au moins trois (03) références professionnelles, scan du diplôme le plus élevé) sont à envoyer par e-mail à l’adresse rh.madagascar@care.org dans les meilleurs délais. Veuillez mentionner en objet de votre mail la référence « LOGADM_MNK_102022 ».
En raison d’un grand nombre de candidatures reçues, seules les personnes présélectionnées seront contactées.
« Notre diversité constitue notre force ; nous encourageons les personnes issues de différents milieux et de toutes origines à postuler, particulièrement les femmes et les candidats locaux. Nous adhérons à une politique de lutte contre le harcèlement sexuel et l’exploitation des enfants »