L'Agence Universitaire de la Francophonie recrute un(e) chargé(e) de la logistique et de l'administration

 

Chargé(e) de la logistique et de l'administration

À propos de l'AUF

AUF - l’Agence Universitaire de la Francophonie, créée il y a 60 ans, est aujourd’hui le premier réseau universitaire au monde avec plus de 1000 membres : universités, grandes écoles, et centres de recherche dans près de 120 pays. Révélateur du génie de la francophonie scientifique partout dans le monde, l’AUF, organisation internationale à but non lucratif, est aussi un label qui porte une vision pour un meilleur développement des systèmes éducatifs et universitaires : « penser mondialement la francophonie scientifique et agir régionalement en respectant la diversité ».

Rejoindre l’AUF, c’est donc avoir l'opportunité de travailler dans un environnement pluriculturel, dynamique et engagé dans le développement éducationnel, économique, social et culturel des sociétés.

I – PRÉSENTATION

Au sein du Département gestion des opérations et de la logistique, le/la chargé(e) de la logistique et de l’administration vient appuyer la gestion logistique et administrative des activités des services centraux de Montréal (SCM). Il/elle contribue au bon fonctionnement des services centraux de Montréal et au maintien d'un environnement de travail agréable.

II - PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Gestion logistique

• Organiser les événements (traiteur, disposition des salles, rangement, etc.) ;
• Gérer les interventions logistiques des SCM (demandes individuelles des collaborateur.trice.s en interne, suivi des travaux généraux des locaux, gestion des prestataires externes, réapprovisionnement, inventaire, etc.) ;
• Veiller à offrir un environnement de travail sécuritaire à l'ensemble du personnel.

Gestion administrative

• Être responsable du poste d'accueil (téléphone, visites client(e)s, etc.) ;
• Gérer le courrier (entrant, sortant, fax et envoi prioritaire) ;
• Participer à l’élaboration, au contrôle et au suivi des lignes budgétaires ;
•  Assurer un suivi auprès des fournisseurs et traiter les factures dans le logiciel comptable.

Gestion des missions

•  Être l’interlocuteur(trice) principal.e avec l’agence de voyage ;
•  Procéder aux réservations de billets d’avion, de train, etc. ;
•  Procéder aux inscriptions d’assurance dans le cadre des déplacements professionnels des employé(e)s ;
•  Activer les forfaits téléphoniques, le cas échéant ;
•  Toute autre activité ou projet en lien avec le poste.

III - QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES REQUISES

Formation

Diplôme d'études collégiales en gestion logistique, en événementiel ou administration.

Expérience

• Minimum de trois (3) ans d'expérience dans un poste similaire ;
• Expérience dans un contexte international, multisites et multiculturel constitue un atout.

Compétences

• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques ;
• Maîtrise du français, tant à l'oral qu'à l'écrit ;
• Grande capacité à établir les priorités, à planifier les activités multiples et à respecter les délais ;
• Faire preuve de méthode et de rigueur ;
• Savoir évoluer dans un environnement international, diplomatique et multiculturel, tout en faisant preuve de discrétion et d'un excellent service à la clientèle ;
• Être en mesure de travailler avec des équipes à distance ;
• Des déplacements ponctuels peuvent être nécessaires ; véhicule et permis de conduire, un atout.

IV – CONDITIONS :

• Lieu de travail : Montréal, Québec ;
• Durée d’affectation : Contrat à durée indéterminée ;
• Date de l’entrée en poste : Dès que possible
• Rémunération : Selon la grille salariale de l'AUF applicable à Montréal.

N.B. Les candidat(e)s qui n’ont pas la nationalité ou la résidence canadienne doivent détenir un permis de travail valide.

Ce poste correspond à vos attentes ? 

Faites-nous parvenir votre curriculum vitæ et lettre de présentation, en français, avant le 4 octobre 2022 à minuit – heure de Montréal.

L’AUF favorise la parité.

Nous vous remercions de votre intérêt envers l’AUF et vous invitons à nous suivre sur notre site web (www.auf.org) et nos réseaux sociaux.

Ville:Montréal 
Pays:Canada
Domaine d'emploi:Soutien administratif et logistique
Durée de l’affectation:CDI / Emploi permanent
Régime de travail:Temps plein 
Horaire de travail:35h par semaine
Date limite pour postuler: AA-MM-JJ:22-10-04