Catholic Relief Services (CRS) annonce des postes à pourvoir

 

I- WAREHOUSE OFFICER

Madagascar Program

DESCRIPTION DE TACHES

• Titre du Poste : WAREHOUSE OFFICER
• Département/Localité : CRS/Tulear – Farafangana
• Rapporte à : Logistics Specialist
• Nombre : 02
• Durée du projet : 5 ans

Contexte :

Catholic Relief Services est l'agence humanitaire internationale de la communauté catholique aux États-Unis. CRS travaille pour sauver, protéger et transformer des vies dans les besoins dans plus de 100 pays, sans distinction de race, de religion ou de nationalité. Le travail de secours et de développement du CRS est accompli par le biais de programmes de sécurité alimentaire, d'intervention d'urgence, de TB, de santé, d’agriculture, d'éducation, de microfinance et de consolidation de la paix.

Le CRS est présent à Madagascar depuis 1962 et soutient les opérations de secours et de développement dans le pays. Le CRS a également développé des relations solides avec les Ministères, les partenaires et les communautés que nous servons dans le pays, en mettant en œuvre des programmes multisectoriels.

Dans le cadre du Projet d’alimentation scolaire Mavitrika Mianatra ou MaMi ciblera 185 écoles primaires avec préscolaires intégrées dans 15 communes des districts de Farafangana et de Vondrozo dans la région d’Atsimo Atsinanana, une équipe sera recrutée pour appuyer le programme dans le cadre de la gestion des vivres sur place. Parmi les membres de cette équipe, les Warehouse Officer assureront la bonne marche des opérations courantes sur les vivres dans le magasin.

Le projet est mis en œuvre par Catholic Relief Services (CRS) – et ses partenaires Global Communities (GC), FHI 360 et Sofiasive,

I- Fonction Principale

Vous gérerez toutes les activités en lien avec la livraison/la manutention à l’entrepôt, la réception, l’empilage, le stockage et l’envoi des marchandises pour appuyer la fourniture de programmes de qualité aux personnes pauvres et vulnérables. Vous garantirez que les marchandises que les bailleurs de fonds confient à l’organisation sont matériellement protégées et restent saines et intactes dans le/les entrepôt(s) et sont bien comptabilisées conformément aux réglementations de CRS et des bailleurs de fonds et aux normes et exigences internationales et locales de redevabilité pour la chaine d’approvisionnement.

Le Responsable magasin est tenu de coordonner les activités en lien avec l’entretien de l’entrepôt et la réception, le stockage, la manutention, le suivi et l’envoi des marchandises pour appuyer la mise en œuvre d’un programme de qualité en faveur des personnes pauvres et vulnérables. Il est ainsi le garant au premier niveau de la réception des Vivres, leur stockage et leur envoi aux différents magasins du programme, pour s’assurer que les vivres confiés à l’organisation par les bailleurs de fonds soient conservés dans le strict respect des normes établies et conformément aux réglementations de CRS et des bailleurs de fonds et aux exigences internationales et locales de redevabilité pour la chaine d’approvisionnement.

Spécifiquement, pour le magasin de CRS a Tulear, le Responsable magasin doit s’assurer que les conditions de stockage de haut niveau soient toujours suivies au jour le jour, y compris entre autres, la propreté et la sécurisation des vivres et du magasin. Les principales opérations courantes consistent en la réception des vivres venant du Port de Tulear, le magasinage et l’envoi des vivres vers les autres magasins de la Région Atsimo Atsinanana et vers les Ecoles concernées dans le cadre du Programme Mavitrika Mianatra. Et, les activités courantes principales usuelles sont le bon stockage et arrimage des vivres, la réception au magasin des livraisons de Vivres du Port et le comptage physique après chaque mouvement, l’enregistrement régulière des activités touchant les vivres dans chaque outil de gestion, le classement et archivage de tous les documents à des fins d’audit et de suivi. Toutes ces taches exigent une tenue exacte, de qualité et à jour des registres de stocks et tous les autres documents utilisés au niveau du magasin pour démontrer une gestion transparente, reflétant la situation réelle et documentée des vivres stockés dans le(s) magasins (s).

De plus, il/ elle sera également le responsable de la gestion des vivres et non-vivres provenant du port ou d’autres localités pour le compte du Programme Pays/Antenne de CRS-Madagascar pour la CRS Farafangana et aura une responsabilité étendue au suivi rapproché des mêmes types d’articles qui seront gérés dans la Région concernée.

II- Taches spécifiques

• Gérer les installations d’entreposage/de stockage et tout l’équipement et les fournitures nécessaires, en vous assurant qu’ils sont sécurisés et maintenus en excellente condition et dans des quantités correspondant aux exigences établies de sécurité, de sûreté, de soin et les conditions sanitaires pour le stockage et la protection. Garantir une utilisation optimale de l’espace et des ressources.
• Travailler en proche collaboration et coordination avec le gestionnaire de la logistique, le chargé des transports et les prestataires de services, pour planifier et réaliser avec efficacité et efficience la réception, le stockage et l’envoi des marchandises selon les calendriers de livraison.
• Gérer efficacement les compétences et superviser. Gérer la dynamique de l’équipe et le bien-être des employés. Faire du coaching, adapter stratégiquement les plans individuels de développement et faire la gestion de la performance des employés directement supervisés. Suivre et évaluer la performance pour que la capacité soit adéquate pour pouvoir appuyer des programmes de qualité.
• Coordonner et superviser la manutention des marchandises à l’entrée et à la sortie et inspecter et vérifier les réceptions et envois de marchandises par rapport aux bordereaux de chargement afin de rendre compte précisément des quantités, manques, dommages, pertes ou marchandises impropres.
• Mettre en oeuvre des systèmes de contrôle d’inventaire pour une bonne manutention et une bonne comptabilité des marchandises. Faire des comptes de cycles pour la précision de l’inventaire et faire des inspections régulières pour minimiser les risques. Appuyer des inventaires physiques complets, selon les besoins.
• Garantir la tenue de registres d’entrepôts à jour (grand livre des stocks, fiches de tas, rapports sur l’état des pertes, bordereaux de chargement, etc.) et des systèmes de classement pour le suivi, les contrôle et la référence. Coordonner et superviser l’enregistrement des données dans les systèmes pertinents. Préparer à temps des rapports justes sur l’inventaire, le contrôle des stocks et les activités de l’entrepôt.

Relations professionnelles clés

Supervision: Warehouse Assistant, Warehouse Cleaner.

Internes CRS:

• Chief of Party
• Logistics Manager
• Chefs des Bureaux Régionaux de CRS
• Tous les Responsables des Vivres à tous les niveaux de la chaine de gestion des vivres du Programme de CRS
• Internal Auditor
• End Use Checker

Externes :

• Prestataires de service
• Les Partenaires de CRS dans le cadre de la mise en oeuvre du Programme en cours

III- Compétences générales requises pour tous les staffs de l’Agence de CRS

Celles-ci sont enracinées dans la mission, les valeurs et les principes directeurs de CRS, et sont utilisées par tous les staffs pour assumer leurs responsabilités et atteindre les résultats souhaités.

• Responsabilité personnelle
• Ouvert à l’apprentissage
• Prédisposition a la stratégie
• Agit avec Intégrité
• Développe et reconnait le mérite des autres
• Instaure et maintient la confiance
• Mène le changement
• Collabore avec les autres

IV- Qualifications :

Études et expérience

• Baccalauréat exigé. Licence souhaitée. Certification professionnelle dans la chaine d’approvisionnement, la comptabilité ou les finances souhaitée.
• Minimum de 3 ans d’expérience professionnelle dans la gestion d’inventaire ou d’entrepôt avec de plus en plus de responsabilité et de préférence dans une organisation internationale.
• Connaissance et compréhension des pratiques de gestion et de contrôle d’inventaire.
• Expérience en gestion du personnel et capacités favorables à un environnement d’apprentissage, avec une expérience en formation.
• Maîtrise des logiciels MS Office (Excel, Word). Une expérience des systèmes de gestion des bases de données (par ex. Access) est un plus.

Compétences personnelles

• Solides compétences en planification, coordination, priorisation et gestion du temps
• Conduite éthique, conformément à des codes professionnels et organisationnels reconnus d’éthique
• Bonnes compétences en communication et gestion des relations
• Proactif, plein de ressources, axé sur les solutions et les résultats
• Langue étrangère exigée/souhaitée : Français, la maitrise de l’Anglais serait un atout.
• Clause conditionnelle : Cette description de poste n’est pas une liste exhaustive des compétences, du travail, des devoirs et des responsabilités associés au poste de travail.

Exigence de l’agence

En postulant à cet emploi, je comprends et reconnais que CRS exige de son personnel qu'il traite toutes les personnes avec dignité et respect et qu'il prévienne activement le harcèlement, la maltraitance, l'exploitation et le trafic d'êtres humains. De plus, je comprends que si je suis un candidat retenu, je serai soumis à une vérification approfondie des antécédents et que mes références personnelles / professionnelles seront utilisées pour évaluer mes comportements liés aux sujets susmentionnés relatifs à la protection.

CRS souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi ; nous encourageons toutes les candidatures sans discrimination liée à l'âge, au handicap et au genre.

• REF : WMO_Application_2023
• Poste basé à Farafangana et Toliara
• Durée : 1 an renouvelable
• LM et CV (format PDF) à envoyer au HR_CRSMGRecruitement@crs.org
• Deadline : 17 février 2023

II- COORDINATEUR FINANCIER -ZONE SUD

DESCRIPTION DE POSTE

• Titre du poste : Coordinateur Financier – Zone Sud
• Département : Finance
• Superviseur immédiat : Coordinateur Regional – Finance Manager
• Pays/lieu : Madagascar/Ambovombe – Région Androy

Résumé du poste :

Le Coordinateur Financier assurera la supervision des Responsables financier des sous-bureau. Il/Elle sera responsable de la réussite des opérations financières et les soumissions dans les délais impartis des paiements des avances/ liquidation des avances et paiement des fournisseurs en conformité avec les procédures de CRS.

Responsabilités du poste :

1. Sur la supervision

• Assurer la supervision des Responsables Financiers des sous bureaux au Grand Sud (Toliara, Beloha, Tsihombe, Ambovombe, Fort Dauphin)
• Assurer le renforcement des capacités des staffs dont il supervise
• Assurer le coaching régulier et les visites réguliers des sous bureaux
• Collaborer avec les (Deputy) Heads of Suboffice

2. Sur les avances et liquidation des staffs

• Assurer que le paiement des avances des staffs sont effectués dans les délais demandes
• Assurer que les liquidations des staffs sont effectuées dans le délai fixé par la politique de CRS
• Mettre en place un outil efficace de suivi des avances des staffs
• Organiser une formation périodique de tous les staffs de chaque sous bureau sur les avances et liquidations
• Faciliter les discussions entre Staff et staff de la finance sur les questions de liquidations des avances
• Mettre en place ou améliorer un système d’archivage électronique et physique et assurer le transfert périodique vers le bureau central
• Participer à l’élaboration du rapport périodique sur l’âge des avances des staffs ; et faire les relances avec le sous bureau et les responsables financiers pour les retards de liquidation
• Standardiser le processus des avances et liquidation des staffs dans les sous bureaux

3. Sur les paiements des fournisseurs

• Suivre avec les procurements et les administrations les dossiers de paiements
• Mettre en place un outil de suivi des réquisitions et de leur statut
• Assurer le paiement des fournisseurs a temps
• Assurer la liquidation des avances des fournisseurs a temps et selon le contrat
• Mettre en place ou améliorer un système d’archivage électronique et physique et assurer le transfert périodique vers le bureau central
• Organiser une réunion périodique entre Admin-Procurement et Finance des sous bureaux
• Standardiser les processus de paiement de fournisseur et participer à la standardisation des checklists de la finance
• Organiser des formations périodiques sur le processus des la finance (envers son équipe) mais aussi envers les staffs concernes
• Participer à l’élaboration de la balance âgée des fournisseurs

4. Relation avec main office

• Organiser des formations périodiques sur le processus de traitement de la finance (envers son équipe) mais aussi envers les staffs concernes
• Fournir les informations demandées par le bureau principal et le Finance Manager
• Compiler et envoyer les rapports périodiques au responsable de Zone et au finance manager (situation des balances des staffs et des fournisseurs) avec les actions entreprises
• Tout autre taches demandes par le Finance Manager et le responsable des zone Sud.
• Suivre et collaborer avec les staffs des sous bureaux et les staffs du bureau principal pour la résolution des incidents relatif à l’utilisation d’Insight

5. Sur les partenaire et Autre

• Participer et faciliter les opérations de suivi et monitoring des partenaires
• Participer aux rapportages financiers des bailleurs si nécessaire
• Appuyer les HR à faire le suivi de soumission des Time Sheets
• Appuyer les Program manager et les chefs de bureau pour le suivi budgétaire

Formation, expérience et capacités requises

• Ayant un diplôme universitaire supérieur en Gestion des Finances, Comptabilités ou un diplôme équivalent à BAC + 4 ans ;
• Minimum 5 ans d’expérience dans la gestion des finances et administration des projets ;
• Minimum de 3 ans d’expérience comme superviseur.
• Avoir une expérience avérée dans la gestion administrative et financière pour supporter la mise en œuvre des activités des projets de développement ;
• Être capable de travailler en autonomie, être hautement organisé et savoir planifier, et capable de travailler sous forte pression ;
• Très bonne maîtrise de l’outil informatique (Excel, Access)
• Bonne connaissance d’un ERP ou d’un autre logiciel comptable en réseau est un atout ; maitrise du système des CRS Insight est un atout majeur
• Bonne expérience dans l’élaboration des budgets et la rédaction des rapports ;
• Avoir un esprit d’analyse et d’initiative et des capacités de leadership confirmées ;
• Savoir communiquer et travailler en équipe ;
• Maîtrise de l’expression écrite et orale du Français ;
• Maitrise de l’anglais est un atout ;
• Apte de faire de déplacement dans les endroits accessibles.

Relations professionnelles clés :

Interne – Deputy Head of Programming, Head Of Southern Zone, Chefs de Sous Bureaux, Coordinateur Régional du projet, Finance Manager, Département finance, Département Chaine d’approvisionnement, GPR Manager., Staffs du projet basés à Ambovombe

Externe – Autre organisme gouvernemental et administration

Compétences REDI (Respect, Équité, Diversité et Inclusion) :

Elles sont enracinées dans la mission, les valeurs et les principes directeurs de CRS et utilisées par chaque membre du personnel pour remplir ses responsabilités et atteindre les résultats souhaités.

• Responsabilité personnelle - Ouvert à l’apprentissage
• Prédisposition a la stratégie - Agit avec Intégrité
• Développe et reconnait le mérite des autres - Instaure et maintient la confiance
• Mène le changement - Collabore avec les autres

Avertissement : Cette description de poste n’est pas une liste exhaustive des compétences, du travail, des devoirs et des responsabilités associés au poste de travail.

Les procédures d’acquisition de compétences reflètent notre engagement à protéger les enfants et adultes vulnérables des abus et de l’exploitation. Employeur respectueux de l’égalité des chances

• REF : CFA_Application_2023
• Poste basé à Ambovombe
• Durée : 1 an renouvelable
• LM et CV (format PDF) à envoyer au HR_CRSMGRecruitement@crs.org
• Deadline : 17 février 2023