Assistant.e de la direction générale
À propos de l'AUF
AUF - l’Agence Universitaire de la Francophonie, créée il y a 60 ans, est aujourd’hui le premier réseau universitaire au monde avec plus de 1000 membres : universités, grandes écoles, et centres de recherche dans près de 120 pays. Révélateur du génie de la francophonie scientifique partout dans le monde, l’AUF, organisation internationale à but non lucratif, est aussi un label qui porte une vision pour un meilleur développement des systèmes éducatifs et universitaires : « penser mondialement la francophonie scientifique et agir régionalement en respectant la diversité ».
Rejoindre l’AUF, c’est donc avoir l'opportunité de travailler dans un environnement pluriculturel, dynamique et engagé dans le développement éducationnel, économique, social et culturel des sociétés.
I – PRÉSENTATION DU POSTE
L’assistant.e de la direction générale contribue au bon déroulement des activités de la direction en assurant des fonctions de support administratif et logistique pour le compte du recteur, quand il est à Montréal, du secrétaire général et de la vice-rectrice.
II - PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Assurer le secrétariat et le soutien administratif du recteur, quand il est à Montréal, du secrétaire général et de la vice-rectrice (gestion des calendriers et agendas, gestion des appels, gestion du courrier, prises de rendez-vous et suivis des rendez-vous, etc.)
- Tenir le carnet d’adresses du service
- Prendre en charge des aspects logistiques (organisation des réunions, des déplacements et des missions du service, etc.)
- Veiller aux besoins en matériel et fournitures de bureau
- Rédiger et/ou mettre en forme des documents, des comptes rendus et des notes administratives
- Assurer le classement physique et électronique des dossiers
- Développer et/ou proposer des solutions bureautiques électroniques simples en vue d'améliorer l'efficacité du service.
- Prendre en charge le suivi administratif de certains dossiers, notamment les conventions qui relèvent du vice-rectorat à Montréal
- Contribuer à la préparation d’actions ou de projets (gestion, logistique, organisation des voyages, suivis de la réalisation).
- Assurer le lien avec les interlocuteurs internes et externes (prestataires, institutions, administrations publiques, milieux politiques, médias, etc.)
- Être l’un des relais des réunions des instances de l'AUF à Montréal : assurer l'accueil, préparer les dossiers, veiller à la coordination de la logistique des réunions, etc.
III – QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES REQUISES
Formation
- Diplôme technique ou professionnel (ou équivalent) en secrétariat, bureautique ou tout autre un domaine pertinent lié au poste
Expérience
- Au moins cinq (5) ans d’expérience dans un poste similaire
- Expérience dans un contexte international, multi-sites et multiculturel, un atout
Compétences
- Connaissance des outils bureautiques
- Connaissance des techniques de secrétariat, bureautique et de classement papier et électronique des documents
- Connaissance des techniques d'élaboration de document
- Maîtrise du français à l’écrit et à l’oral
- Capacité à organiser des réunions ou évènements (location de salles, visioconférence, prise de notes, rédaction de PV, etc.)
- Capacité à rédiger et/ou mettre en forme des documents
- Capacité à hiérarchiser les priorités, planifier les activités multiples et respecter les délais en tenant compte des exigences de qualité
- Capacité à assurer la gestion du temps (agenda, déplacement, réunion, réservation, etc.)
- Faire preuve de retenue dans la divulgation d'informations et être capable d'en respecter la confidentialité
- Faire preuve d’habiletés relationnelles et communicationnelles
IV – CONDITIONS :
- Lieu d’affectation : Montréal, Canada
- Type de contrat : Contrat à durée indéterminée
- Date de l'entrée en poste : Dès que possible
- Rémunération : Selon la grille salariale de l’AUF applicable à Montréal
N.B. Les candidat.e.s qui n’ont pas la nationalité ou la résidence canadienne doivent détenir un permis de travail valide.