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Appel d'offres : « Consultance en Gestion des savoirs »
- Intitulé : Consultant en Gestion des savoirs
- Période : 60 jours pris en charge entre janvier à mars 2023
- Projet: MG204000
- Superviseurs: RBM Senior Advisor et IT Manager
- Type de contrat: Consultance
- Lieu d’affectation: Bureau du WWF à Antsakaviro
Contexte
WWF est actuellement dans la mise en œuvre de son plan stratégique de 05 ans (2021-2025). Dans ce contexte, WWF privilégie l’approche de gestion axée sur les résultats pour soutenir sa performance ; la gestion adaptative est au cœur de cette approche qui est basée sur l’analyse, la documentation et le partage des résultats et des expériences tout au long de la mise en œuvre des projets et programmes.
WWF dispose actuellement d’un serveur interne pour archiver sa mémoire institutionnelle, mais a priori les besoins et attitude du staff ont évolué avec la NTIC. L’un des défis actuels est de concevoir une bibliothèque en ligne afin de faciliter l’accès des documents et ressources internes par tous les staffs et offrant une interface plus conviviale. WWF cherche ainsi à recruter un consultant externe pour réaliser les actions nécessaires de cette amélioration.
Fonction principale :
Le consultant a pour mission de concevoir la bibliothèque et de mettre en ligne les documents pour une meilleure gestion des connaissances de WWF Madagascar et pour renforcer la sécurisation de sa mémoire institutionnelle
Rôles et Responsabilités principaux :
- Sous la supervision du RBM Senior Advisor et de l’IT Manager, en collaboration avec l’équipe RBM, de la Conservation et de l’Opération, le consultant est appelé à contribuer à la réalisation des activités suivantes :
- Faire l’inventaire et le nettoyage des documents, de publications et divers ouvrages dans le serveur « O » et ne garder que la version finale validée
- Convertir tous les documents en version Pdf
- Nommer les fichiers selon le standard de nomination de fichier défini (date_nomdocument_thematique)
- Etablir les mots-clés et un résumé de chaque document
- Remplir le Meta data en format convenu et approprié
- Concevoir une plateforme de bibliothèque pour la consultation des documents
- Mettre en ligne les documents et remplir les informations nécessaires (année, titre, mots-clés, résumés et lien pour accéder aux documents dans « O »
- Assurer que le dispositif en place permet la protection et la sauvegarde de tous les documents
Profil:
Qualifications exigées :
- 2 Consultants individuels (Femme ou Homme) pouvant travailler en tandem
- Ayant des expériences similaires (référence exigée)
- Diplôme universitaire Master II dans le domaine concerné,
- Connaissance élargie en Conservation et Développement, en gestion des ressources naturelles serait un atout
Capacités et compétences exigées :
- Très bonnes connaissances en informatique : Des connaissances pratiques en matière de Système de Gestion de Base de Données (MS Access, My SQL…), en programmation informatique, Web
- Très bonne capacité de lecture et de synthèse en Malagasy, Français et Anglais ;
- Très bonne capacité d’organisation;
- Dynamique, enthousiaste et stratégique;
- Capacité à travailler en équipe ;
Relations de travail :
Avec tous staffs membres des autres départements de WWF MDCO
Externe : éventuellement interagit avec les partenaires de WWF.
Livrables
Le mandataire est appelé à mettre en place et livrer les livrables suivants:
- Méthodologie détaillée de travail pour le tandem au plus tard trois (3) jours après le début contrat,
- Nettoyage et organisation des fichiers existants au plus tard trente (30) jours après le début contrat,
- Classement et sécurisation de tous les fichiers dans le serveur « O » au plus tard cinquante (50) jours après le début contrat,
- Guide d’utilisation finale disponible au plus tard soixante (60) jours après le début du contrat
- Le délai de validation des rapports/produits par les superviseurs techniques est de cinq (5) jours au maximum.
- Tout retard de livraison sur le calendrier entraînera une pénalisation de 1 pour mille du montant total par jour de retard.
Modalités d’exécution
La prestation fera l’objet d’un contrat entre le WWF MDCO et le consultant, et seront annexés les présents TDR et l’offre validée. En sa qualité de travailleur indépendant, le consultant est seul responsable du paiement de toute taxe ou de tout impôt qui pourrait lui être réclamé dans le cadre du présent contrat, à condition qu'il soit en règle et à jour vis à vis des autorités administrative et fiscale sur présentation des pièces justificatives; à défaut, et conformément aux dispositions de la loi de finances en vigueur, le WWF est dans l'obligation de retenir à la source, sur le montant de ses prestations ou honoraires / factures, le pourcentage légal à reverser au fisc.
Modalités de paiement
Le paiement des honoraires se fera comme suit:
- 3% à la réception et approbation du livrable a) par les Superviseurs Techniques,
- 47% à la réception et approbation du livrable b) par les Superviseurs Techniques,
- 50% à la réception et approbation du livrable c-d) par les Superviseurs Techniques,
- Le projet ne peut accorder d’avance sur honoraire. Le règlement financier est subordonné à la production préalable de facture originale portant outre les mentions légales, les indications suivantes :
- la référence de la prestation ;
- la domiciliation bancaire ; et
- la période d’exécution de la prestation.
WWF ne peut accorder aucune avance sur note d’honoraire. Par ailleurs, les débours sont payables par avance suivant les modalités de WWF (en totalité ou par tranche selon nécessité et durée de l’intervention), par le Travel Request Form (TRF) à remplir avant les missions. Un état récapitulatif sera à établir pour la justification des dépenses à remettre avec Travel Expense Claim (TEC), au plus tard 5 jours après la mission. Les dépenses supérieures ou égales à 60.000 Ar nécessitent des pièces justificatives réelles en bonne et due forme.
Toute dépense nécessitant une pièce justificative selon les procédures du WWF, et qui n’est pas justifiée, sera déduite des honoraires. Les taux de Per diem et d'hébergement ne doivent pas dépasser les taux du WWF, et le billet d'avion est basé sur la classe économique.
Coordination et supervision
Le travail sera réalisé sous la supervision du RBM Senior Advisor et de l’IT Manager, qui approuveront tous les livrables.
Présentation de l’offre
L'offre technique : Elle présentera la démarche proposée pour l’étude comprenant :
- (i) La compréhension du mandat ;
- (ii) Une proposition de méthodologie détaillée et des approches à adopter ;
- (iii) Le chronogramme précis de chaque étape à suivre.
- Et les informations sur les consultants:
- (iv) Les CV détaillés et actualisés des consultants qui devront indiquer clairement les expériences similaires à l’objet de la présente prestation avec mention des références et le domaine de spécialisation ;
- (vi) Les copies des diplômes;
- (vii) Toutes autres informations jugées utiles et nécessaires pour le déroulement de la prestation.
L'offre financière : libellée en Ariary: elle rapporte les besoins financiers pour la réalisation de la prestation suivant les activités à entreprendre ainsi que les détails et les explications des diverses dépenses. La décomposition du budget sera faite en précisant le nombre de jours par catégorie de consultant et l’honoraire journalier. Les débours doivent être bien séparés dans l’offre. L’offre inclura également les détails des montants hors taxe et toutes taxes. Une mention spéciale devra être faite en cas d’exemption.
Dépôt des offres
L’offre technique et l’offre financière sont à mettre dans deux enveloppes séparées, elles-mêmes renfermées dans une enveloppe extérieure anonyme cachetée et portant la référence AO – 031/TNR/2022 « Consultant en Gestion des savoirs – MG204000 » et la mention « A n’ouvrir qu’en séance de dépouillement », et à déposer directement au Bureau du WWF Antsakaviro, Lot IIM 85 Ter, ANTANANARIVO 101,
Ou à envoyer par courrier électronique (en 2 fichiers séparés pour l’offre technique et l’offre financière) à l’adresse procurement@wwf.mg avec l’objet « AO – 031/TNR/2022 « Consultant en Gestion des savoirs– MG204000 »
Au plus tard le 16 Décembre 2022 à midi (12h p.m, heure locale de Madagascar).